Quizás hayas encontrado a tu personal reunidos alrededor del
dispenser de agua o de repente se callan o cambian de conversación cuando te
acercas. A menudo es una señal de frustración en el ambiente de trabajo. Ya sea
que la queja se deba a las obligaciones, a la estructura del flujo de trabajo o
una brecha en el proceso, esos mismos empleados disconformes pueden ser la
clave para conseguir que las cosas se encaminen nuevamente.
Las organizaciones exitosas valoran a sus empleados pues
saben que su personal es la mejor fuente cuando se trata de innovaciones y
mejoras en el flujo de trabajo.
Una forma de cambiar la cultura de la organización es
trabajar con un tercero para abrir las líneas de comunicación. Muchas veces
cuando hay que atravesar una transición o un período de rápido crecimiento o,
por lo contrario de serias dificultades, las líneas de comunicación entre los
empleados y la gerencia se resienten.
Los empleados que pueden relajarse y hablar con franqueza
sobre el flujo de trabajo a menudo revelan los inconvenientes en el proceso,
problemas que pueden arreglarse fácilmente y a menudo con poco o ningún costo.
El personal que se sabe escuchado tiende a ser más productivo. Otro beneficio
para la empresa es una mayor tasa de retención.
El consultor externo
Traer un consultor externo para entrevistar a los empleados
es una manera no amenazadora para restablecer las líneas de comunicación. A
medida que el proceso mejora, los empleados se sentirán más cómodos para
ofrecer maneras para mejorar el flujo de trabajo a medida que surgen nuevas
situaciones.
Los empleados son tu activo más valioso - su experiencia de
primera línea significa que no tienes que mirar muy lejos para mejorar el flujo
de trabajo. Cuando un trabajador sabe que su empleador quiere que el/ella tenga
éxito, están más dispuestos a ofrecer soluciones potenciales. Hay que
aprovechar el conocimiento del equipo para llegar a la mejor decisión para la
organización.
Como parte de la tarea de administración, es importante
reforzar el nivel de comodidad escuchando las sugerencias y agradeciendo a los
empleados por las mismas, ya sea que luego implementes o no los cambios. Al
principio puede ser un poco incómodo, pero tienes que mantener las líneas
abiertas y continuar buscando soluciones.
Algunas buenas preguntas para iniciar el proceso son:
¿Qué paso podríamos eliminar para que este proceso funcione
mejor?
¿Qué paso debemos añadir para hacer este proceso más rápido
o más eficiente?
¿Hay alguien más haciendo una tarea relacionada con la suya?
¿Dónde considera que el proceso se vuelve lento o se detiene
el flujo de trabajo?
Las preguntas abiertas animan a ofrecer más detalles. Si
tienes a varios empleados haciendo las mismas tareas, preguntar a cada uno
independientemente puede brindar varias perspectivas. Repetir las mismas
preguntas en un grupo nos permite pensar en nuevas ideas, puede resultar en una
sesión muy productiva de brainstorming.
Conversar con los empleados y considerar sus ideas vale la
pena por las mayores tasas de retención, las mejoras en la moral y la
productividad. Si encuentras que el flujo de trabajo se ha estancado o no puede
mantener el crecimiento, pregunta primero a los empleados que se encuentran en
las primeras líneas.
Si prefieres usar a una persona externa a la empresa para
involucrar a los empleados en esta conversación, busca un consultor que
entreviste al personal sin prejuicios. Esta misma consultora debería ser capaz
de proporcionar soluciones basadas en las observaciones y trabajar contigo para
crear una estrategia de mejora de flujo de trabajo y del compromiso de los
empleados.
La consultora no debe imponer soluciones sino trabajar
contigo para encontrar esas soluciones apalancándose en los conocimientos,
experiencia y talentos que ya hay en la empresa.
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